Guia completo sobre a gestão de estoque para concessionárias

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Controle, previsibilidade e antecipação: em um todo, essas são as principais qualidades visadas na gestão de estoque, um setor que deve ser fundamentado em muito planejamento e observação. No entanto, não são todas as concessionárias que conseguem manter um controle eficiente, a ponto de não prejudicar seu fluxo de vendas.

Para evitar que isso aconteça no seu empreendimento, desenvolvemos este post, onde trataremos dos principais conceitos e curiosidades no tema, explicando a importância dessa gestão para sua loja e, por fim, demonstrando como é possível refinar essa estratégia com 5 dicas práticas. Então, sem demoras, acompanhe!

O conceito da gestão de estoque

Para os empreendimentos comerciais, o departamento de estoque é, sem sombra de dúvidas, um dos mais importantes. Afinal de contas, é fundamental garantir um fluxo sustentável de mercadorias, considerando a demanda individual dos produtos com base nos seus números de vendas.

É justamente disso que se trata a gestão de estoque, que é composta por uma série de práticas, estratégias e metodologias que, uma vez juntas, conseguem entregar previsibilidade para a operação. No entanto, essa é uma área ainda mais complicada para as concessionárias, haja vista a diversidade dos produtos comercializados.

É nesse sentido que a gestão de estoque se segmenta em três polos, com a aquisição de produtos para a oficina, a compra de peças para venda balcão e, em alguns casos, a compra de veículos novos.

Dizemos em alguns casos porque na boa parte das concessionárias, em que há relação direta com a montadora, é a própria fabricante que determina as quantidades e modelos enviados para as lojas conforme a demanda passada. Nos demais casos, cabe ao concessionário gerenciar suas expectativas e analisar seus números de vendas, estudando as novas compras.

Com um bom controle de estoque, a concessionária evita alguns erros fatais, como operar com excesso, imobilizando parte do capital que poderia ser empregue em outro investimento, ou ainda, operar em déficit, com a ausência de componentes fundamentais para a realização de reparos e personalizações exigidas pelos proprietários e compradores.

Em todos os casos, a gestão de estoque é algo fundamental para a sobrevivência de uma concessionária, pois está indiretamente ligada à satisfação do consumidor, uma variável que é influenciada por tempos de espera, justificativas e adiamentos.

A importância da gestão de estoque para as concessionárias

Basicamente, a mesma de qualquer outra estratégia gerencial: garantir bons resultados. Sem uma gestão próxima e detalhada, a concessionária fica vulnerável a qualquer nova tendência de mercado, sem conseguir atender o cliente com agilidade, seja na instalação de novos acessórios ou na reparação imediata de modelos que receberam o chamado de recall.

Para além disso, a controle de estoque também é muito importante para a saúde financeira do caixa da concessionária. Quando a gestão opta por operar em excesso, comprando muitas unidades de todos os itens, sem nenhum critério de seleção, o caixa é vulnerabilizado.

Afinal de contas, será necessário muito tempo para que a concessionária recupere todo o capital investido. Em contrapartida, quando o controle é bem-feito, o gestor escolhe as compras com um detalhamento cirúrgico, utilizando o saldo residual para investimentos em publicidade, marketing ou qualquer outra área que alavanque a visibilidade da marca e suas vendas.

Até certo ponto, o mesmo exemplo vale para as revendas automotivas, com as devidas diferenças entre o mercado de veículos novos e usados. Nesse cenário, o controle de estoque é ainda mais crítico sobre a seleção das unidades, em que a falta de visão do gestor pode viabilizar a compra de uma série de modelos que ficarão encalhados no pátio, desvalorizando e onerando prejuízos ao caixa.

Nesse sentido, o controle de estoque é basicamente uma estratégia de otimização, em que se estuda os volumes necessários para garantir não só a continuidade operacional, mas também a rentabilidade da concessionária. Por esses e outros motivos, essa é uma gestão fundamental para a sobrevivência do próprio negócio.

As melhores dicas sobre a gestão de estoque para concessionárias

Então, chegamos no miolo desse conteúdo. Agora que você entende tanto a importância como o impacto dessa nos seus resultados, chega a hora de conhecer algumas dicas pontuais para implementar na sua realidade. Como padrão, utilizamos da nossa experiência e convívio no setor para analisar as melhores práticas do segmento. Veja só!

Invista em tecnologia aplicada

A começar pela dica mais importante: mergulhe o seu negócio em tudo que a tecnologia pode oferecer! Simplesmente, não há motivo para se manter vulnerável às mudanças do mercado. Afinal de contas, todas as grandes redes de concessionárias adotam esse padrão, pois enxergam na automação uma via expressa para um crescimento sustentável.

Mas talvez você se pergunte o que queremos dizer com tecnologia aplicada. Aqui, falamos especificamente de uma estratégia, a contratação de softwares de gestão. Como padrão, esses programas alavancam a sua capacidade administrativa, facilitando o controle de inúmeras filiais, clientes, peças, vendas e afins.

Por isso, esse é um investimento indispensável para o crescimento da concessionária. No entanto, é um exemplo generalista, sem focar especificamente no dilema do estoque. Nesse sentido, é importante que você estude as soluções do mercado, identificando uma desenvolvedora experiente no segmento, que ofereça uma série de recursos e funcionalidades completas para superar os seus obstáculos.

É nesse contexto que apresentamos as plataformas Sisand. O nosso melhor exemplo para a facilitação do seu controle de estoque é o módulo Agile Supply, que uma vez integrado ao software de gestão principal, o Vision, monitora o estoque de acordo com as entradas e saídas cadastradas no sistema.

Com isso, o próprio sistema consegue determinar os momentos adequados para a aquisição de novas peças, notificando o gestor com sugestões de compras pontuais e fundamentadas em pura estatística, evitando que o estoque opere com excesso ou falta, mas sempre em um perfeito equilíbrio de oferta e demanda — já considerando os prazos logísticos existentes entre um pedido e sua entrega.

Elabore uma rotina organizacional

Assim como qualquer outra empresa, as concessionárias tendem a se beneficiar de um ambiente de trabalho com plena organização e eficiência. Contudo, para atingir esse patamar, é fundamental que você conte com a colaboração de todos os funcionários, desenvolvendo uma cultura corporativa de proatividade, disciplina e objetividade.

Para tanto, pode ser interessante investir em consultorias especializadas, que após examinar a sua operação, equipe e processos conseguirá desenhar rotinas pontuais para agilizar os seus processos. Mas, afinal de contas, como isso interfere na gestão de estoque?

Bem, em boa parte das vezes, principalmente na falta de tecnologia, o controle de estoque costuma ser realizado pelos próprios funcionários. Uma cultura de organização, com intervalos, períodos e processos padronizados tende a diminuir a incidência de erros, justamente por automatizar esses processos no comportamento do colaborador.

Naturalmente, isso não impede que erros e inconsistências aconteçam, mas, ainda assim, já ajuda consideravelmente. Para além disso, as rotinas também reavaliam a periodicidade das checagens de estoque. A depender do seu sistema de conferência, pode ser necessário atualizar a estratégia nessa área.

Em muitas concessionárias, a gestão do estoque é integrada ao faturamento. Como o volume de itens é muito grande a sugestão é que um colaborador se dedique apenas a controlar as quantidades em estoque dos itens vendidos no dia anterior.

Desse modo, as vendas acontecem ao longo do mês, como controle sendo automaticamente atualizado a cada vez que um produto passa pelo caixa, sendo então, considerado como vendido e, portanto, fora do estoque.

Apesar de funcional, não são todas as lojas que optam por essa estratégia, o que é algo negativo para seus negócios, pois, esse sistema de conferência se torna um controle de inventário contínuo, evitando a necessidade de realizar novos inventários com menor frequência.

Conscientize e treine a sua equipe

Certamente, não há como negar a importância do seu time de vendedores, técnicos e demais funcionários. Por isso, é crucial que se invista na capacitação de todos aqueles que têm uma interferência direta no controle de estoque, nesse caso, os vendedores, atendentes de caixa por vezes, os mecânicos.

Dizemos isso porque essas são as principais pessoas responsáveis pela variação das quantidades no estoque, realizando as baixas, procedimentos e vendas que interferem nessas quantidades. Sendo assim, todo colaborador que tem algum contato com a o sistema de gestão deve estar devidamente treinado, sem que suas intervenções causem prejuízos operacionais e financeiros para a operação.

Esvazie o estoque das mercadorias sem giro (obsoletos)

Digamos que em algum momento da gestão você realizou uma compra mal fundamentada. Como consequência, essa aquisição resultou em uma série de peças com baixa rotatividade, que raramente são solicitadas, a ponto de acumular poeira pelo tempo que ficam em estoque.

Para essas mercadorias, é importante que você as venda o mais rápido possível. Pode ser que se tratem de peças muito específicas que equipam veículos de nicho, com baixa quantidade de vendas. Com o tempo, o automóvel do qual ela deriva mergulhará em desvalorização, derrubando o valor de mercado do item em si.

Por isso, é importante que você se desfaça desses itens o mais cedo possível. Na hipótese que apareça um raro consumidor para esse produto, você simplesmente repassa a ele a realidade do mercado, explicando que se trata de uma peça que você não tem em pronta entrega e que você pode solicitar diretamente com a montadora.

Naturalmente, a sua margem de retorno será menor nessa modalidade de negociação, mas trata-se de uma situação muito eventual, sendo economicamente melhor pedir essas peças apenas quando necessário do que adquirindo-as em grande volume na expectativa de muitos compradores.

Integre os departamentos

Por último, mas também importante, a integração das áreas da concessionária. De certa forma, esse é um ponto complementar ao uso de tecnologia aplicada, que recomenda a sinergia entre os departamentos.

O maior objetivo dessa prática é garantir que todos os setores da loja operem os mesmos números, resultados e expectativas. Com a integração, todos estão sempre cientes do que tem no estoque, evitando erros de comunicação ou ainda pior, aqueles momentos em que se transmite uma informação errada para o proprietário.

As soluções Sisand para os desafios da sua concessionária

Então, aproveitando o seu entusiasmo por eficiência operacional, reunimos aqui uma breve descrição das principais qualidades dos sistemas da Sisand, demonstrando como cada um deles pode alavancar os seus resultados, trazendo previsibilidade e competitividade para o seu negócio. Veja!

Vision

O Vision é um Dealership Management System (DMS), ou em tradução livre, Sistema de Gestão de Concessionárias. Ele foi criado para simplificar as atividades das concessionárias e eliminar as tarefas repetitivas realizadas manualmente. Apresentando relatórios, sugestões e acompanhamentos para o controle de peças, veículos, faturamento, compras, CRM (Customer Relationship Management), fiscal, contábil e muito mais.

Data Motor

Em plena era da informação, o Data Motor é o cérebro estatístico das nossas plataformas, sendo um módulo dedicado para a análise de dados contextuais e estratégicos da sua operação, facilitando a sua rotina na tomada de decisões importantes. De maneira resumida, vale destacar que essa interface é capaz de analisar a satisfação dos seus clientes em várias instâncias, melhorando suas estratégias de fidelização.

Agile Supply

Como não poderia faltar em um tema dedicado à gestão de estoque, reapresentamos o Agile Supply, a nossa solução inteligente para o controle e gestão do seu estoque. Como destacamos mais acima, essa plataforma se integra ao Vision, monitorando a entrada e saída de peças, equalizando estoques físicos e virtuais para evitar excessos e a obsolescência, tornando sua operação mais rentável.

Mobile Sisand

E quem disse que o seu negócio para quando você se afasta da concessionária? Foi entendendo a preocupação dos gestores em tempo integral que desenvolvemos a plataforma Mobile Sisand, garantindo o acesso e o acompanhamento de algumas informações-chave sobre a performance da concessionária diretamente pelo seu smartphone.

Cloud Sisand

Por fim, a nossa solução de alta performance para os seus desafios de infraestrutura física. O Cloud Sisand protege e hospeda a sua operação na confiabilidade de um servidor remoto, as tão famosas nuvens. Com isso, você economiza dinheiro, espaço, contratações e tempo na implementação de um sistema que seja igualmente seguro e eficiente.

Agora que você conhece todas as nossas soluções para a gestão de estoque não perca a oportunidade de colocar a sua concessionária em um novo patamar de performance. Para isso, conheça o módulo Agile Supply e saiba como ele pode ajudá-lo!

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